Qui informer quand on change d’adresse, lorsqu’on transfère le siège social de son entreprise ?

Car au-delà des formalités obligatoires auprès du greffe – cf. mon article sur le sujet, il est nécessaire d’informer ses interlocuteurs : les clients et prospects bien sûr ! Les fournisseurs industriels, logistiques, … mais encore.

Voici les organismes et entreprises que j’ai informés lors du transfert de siège social d’une SASU. Une astuce est d’indiquer le changement de siège social (et de correspondance le cas échéant) en bas de mail / sous sa signature pendant quelques semaines. Cela permet – en plus du mail d’information –  de rappeler l’information et de rattraper un éventuel oubli dans le mailing d’information.

Si le transfert de siège social correspond aussi à un changement d’adresse de correspondance, pensez à gérer la réexpédition du courrier. La Poste a une offre de réexpédition (115 Eur pour un an en 2019), quelque soit le volume de courrier…

On pense tout d’abord à informer du transfert de siège social les entreprises avec qui nous sommes en contact quotidien ou quasi :
les clients et les prospects : information par mail

les fournisseurs industriels, les logisticiens avec qui vous travaillez régulièrement (information par mail)

Mais aussi : les fournisseurs internet (auxquels on ne pense pas forcément en premier), l’expert-comptable, le(s) fournisseur(s) téléphonie fixe et/ou mobile, l’assureur, le propriétaire des locaux…

Quels organismes informer du transfert de siège social ?

Voici une liste d’organismes :
L’INPI si vous avez déposé des marques, brevets, dessins et modèles. voir mon article sur le sujet

L’Office de l’Union Européenne de la Propriété intellectuelle (ex-OHMI) si vous avez déposé des demandes de marques communautaires ou extensions de brevets… voir mon article sur le sujet

Les organismes qui ne sont pas informés par le CFE (ou en tout cas, que j’ai informé de mon côté par précaution) : le centre de médecine du travail, le pôle emploi (en tant qu’employeur – c’est sûr que c’est plus facile qu’en tant que chômeuse), l’organisme de retraite complémentaire, l’URSSAF, …

Il y a aussi les prestataires ou organismes avec qui l’on est en contact une fois par an : adelphe (eco emballages – point vert), etc

si applicable votre autorité de tutelle, de régulation. L’ANSM (agence du médicament/ dispositifs médicaux) par exemple.

N’oubliez pas d’informer vos financeurs du transfert de siège social:

 les banques et les organismes publics qui vous ont financé, avec qui vous êtes en contact : Région, Oséo (BPI), Aritt, associations vous ayant octroyé des prêts d’honneur (même si le prêt d’honneur est à vous personne physique créateur)…

Pensez à modifier les documents à destination de l’extérieur :

 Courrier en tête, cartes de visite,
adresse dans la signature des mails

 Site(s) internet (conditions générales, mentions légales, CGV …),
Pour un site marchand, pensez aussi à modifier les mentions sur les modèles d’emails et de factures

plaquettes entreprise, fiches produits, …

et tous les autres documents destinés à l’extérieur !!

Les modèles de devis, facture, avoir, …

Suivant son activité, le packaging des produits si votre siège social est indiqué, …

Documents RH : fiches de paie, …
Et bien sûr, j’ai informé le propriétaire de l’appartement dont je suis locataire, que le siège social de la société domiciliée dans un premier temps à mon domicile avait été transféré.

D’ailleurs en parlant d’assurance, qui dit transfert de siège social, dit assurance des nouveaux locaux si le siège social correspond au nouvel établissement (=lieu où j’exerce mon activité au jour le jour)…

Donc le transfert de siège social d’une entreprise, c’est comme un déménagement à titre personnel ! C’est chronophage !

J’en ai sûrement oublié… n’hésitez pas à compléter en commentaires !