L'entrepreneuse heureuse

Le blog d'Eva Bachelard, entrepreneure & auteure

Comment préparer un salon professionnel comme exposant ?

Faire un salon professionnel comme exposant est souvent un investissement financier significatif pour l’entreprise.
Outre le coût du stand et les dépenses annexes (logistique- matériel marketing), on mobilise des ressources humaines internes en amont du salon pour sa préparation, pendant le salon, puis des ressources pour faire le suivi des contacts.
Le retour sur investissement a souvent lieu entre quelques semaines et plusieurs mois. Voici quelques conseils pratiques pour préparer son salon de façon optimale!

Suite au salon professionnel Medica fait à Dusseldorf en novembre 2014, j’ai commencé une méthodologie sous forme de fiches pratiques pour améliorer la préparation et l’organisation de mes prochains salons professionnels.

Préparer un salon professionnel, par où commencer ?

Souvent, la réflexion commence par : quel salon faire ? professionnel (BtoB) ou grand public (BtoC) ? Et pourquoi ?
Le pourquoi mérite d’être posé car avec les objectifs, on cible le bon salon et on préparer son salon de façon optimale !

Et connaître ses objectifs pour le salon va influer sur les messages marketing du stand (kakemonos, flyers, …).
Est-ce pour chercher des distributeurs à l’export ou sur votre territoire ? des nouveaux clients ? des prescripteurs ?
Si vous n’avez pas d’idées sur quels salons répondraient à vos objectifs, regardez la concurrence, demandez à la cible que vous visez, les chambres consulaires & Ubifrance…

Une fois votre salon sélectionné, se pose souvent la question de l’emplacement du stand… car il y a des zones froides et chaudes. L’idéal est d’avoir fait le salon comme visiteur à l’édition précédente pour identifier l’emplacement idéal.

Le budget pour exposer sur un salon

Exposer sur un salon professionnel engendre des coûts. Or comme tout investissement, il est primordial de mesurer l’investissement pour savoir si l’entreprise peut le porter sans financement et quel est le retour sur investissement (les gains par rapport aux dépenses engagées).
Le budget intègre à la fois les dépenses (coût du stand, de son aménagement, …) et les dépenses internes. En effet, un salon mobilise des ressources en amont pour sa préparation, pendant et après. Cela a un coût : un nombre d’heures ou de jours multiplié par un taux horaire.
Dans les dépenses, on pense souvent à la logistique (transport, logement sur place, envoi de la documentation et des échantillons). Les dépenses marketing sont souvent aussi importantes : plus que l’impression de flyers ou la réalisation de kakemonos, la traduction (pour les salons internationaux) et la conception graphique des supports marketing représentent un coût important. Surtout que les supports marketing existants de l’entreprise ne sont pas forcément adaptés à la communication que vous devrez réaliser sur le salon pour atteindre vos objectifs.
Je vous conseille de lister toutes les dépenses et le temps interne passé pour mesurer l’investissement réel : inscription, aménagement stand, logistique, …
Et puis, il existe des aides et subventions par votre région, Ubifrance, … Renseignez-vous avant l’inscription.

Préparer le salon avec un rétroplanning

Une fois le salon sélectionné, on pense facilement à l’inscription au salon. Cependant, il y a un certain nombre d’actions à mener : aménagement du stand, réservation du transport, de l’hébergement, conception et impression des supports marketing, sélection du transporteur…

Avoir un rétroplanning pour préparer son salon dans les meilleurs conditions m’apparaît indispensable.

Pour l’export, il peut y avoir des formalités douanières qui nécessitent de prévoir un temps d’acheminement du matériel assez long. Pour l’Allemagne, le matériel a été enlevé par le transporteur 7-8 jours avant le début du salon.

Partager son stand avec une autre entreprise ?

J’ai fait le choix de partager mon stand avec une autre entreprise dont la gamme est complémentaire à mes produits.
Cela a permis de :
– mutualiser le temps pour préparer le salon
limiter l’investissement financier « stand » et logistique
– et sur le stand. cela m’a permis de partir seule car il y avait toujours au moins une personne sur le stand.

Mais la préparation du salon ne se limite pas aux aspects logistiques et d’organisation pratique. Une prospection en amont doit idéalement être faite : l’objectif est de prendre des rendez-vous sur le salon (prospects, clients, fournisseurs). Voici donc les premiers éléments sur comment préparer un salon…

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